1. Jakie dokumenty są wymagane przy miesięcznym rozliczeniu stażu?
Przy miesięcznym rozliczeniu stażu wymagane są: sprawozdanie, wypełniona lista obecności (jedna stażysty i jedna opiekuna). Jeżeli ktoś rozlicza przejazdy, to wymagane jest dostarczenie biletów wraz z fakturą (wystawiona na PP) oraz formularzem rozliczeniowym biletów jednorazowych* oraz wypełnionym załącznikiem umowy o refundacji. Wszystkie dokumenty muszą być na obowiązujących formularzach do pobrania [link].
(*) - w przypadku, gdy dojazd jest np. komunikacją miejską i aglomeracyjną, to należny przygotować dwa formularze.
W przypadku pierwszego miesiąca konieczne jest dołączenie testu ex-ante wraz z odpowiedziami i punktacją podpisanego przez stażystę i opiekuna stażu.
2. Czy mogę przesłać skany dokumentów do uzyskania rozliczenia danego okresu stażowego?
Takiej możliwości nie ma. Podstawą rozliczenia danego okresu stażowego jest dostarczenie w oryginale dokumentów.
3. Jak powinien być wypełniony "Formularz godzin stażowych dla stażysty"?
Formularz powinien być wypełniony zgodnie z załączonym wzorem [link] . Dokument podpisuje stażysta oraz opiekun stażu. Dopiero po dostarczeniu do Biura Projektu - Dziekan Wydziału MRiT oraz kierownik Projektu.
4. Jak powinien być wypełniony "Formularz godzin stażowych dla opiekuna stażu"?
Formularz powinien być wypełniony zgodnie z załączonym wzorem [link] . Dokument podpisuje opiekun stażu. Dopiero po dostarczeniu do Biura Projektu - Dziekan Wydziału MRiT oraz kierownik Projektu.
5. Jak powinien być wypełniony "Formularz rozliczeniowy biletów jednorazowych"?
Formularz powinien być wypełniony zgodnie z załączonym wzorem [link]. Podpisuje go osoba - stażysta, a po dostarczeniu kierownik projektu.
6. Jaki informacje zamieścić w sprawozdaniu miesięcznym?
Sprawozdanie miesięczne oprócz podstawowych informacji dot. imienia i nazwiska stażysty, opiekuna stażu, miejsca stażu, przedziału czasowego stażu czy okresu zawiera 3 punkty:
- Opis wykonywanej pracy w raportowanym miesiącu /okresie: odnieść się do zakładanego programy stażu, poznanych zagadnień, nabytych umiejętności itp., wskazać ewentualnie czego nie zrealizowano, albo co wykonano dodatkowo i dlaczego.
- Planowane prace w kolejnym okresie realizacji stażu: odnieść się do zakładanego programy stażu: opisać syntetycznie co zaplanowano na kolejny miesiąc stażu, można rozwinąć opis zawarty w programie stażu.
- Opisywane problemy, ewentualne zagrożenia w dalszej realizacji stażu (np. staż przebiega bez większych problemów; ewentualne zagrożenia przerwania stażu są mało prawdopodobne itp.)
6. Jakie dokumenty są potrzebne by zakończyć formalnie staż?
W ostatnim miesiącu stażu osoba składa standardowe dokumenty: tj. formularze godzin stażowych oraz miesięczne sprawozdanie (w oryginale). Oprócz tego konieczne jest dostarczenie:
- sprawozdania końcowego(**) (formularz taki sam jak do miesięcznego, tylko odpowiedni zapis trzeba wykreślić) oraz
- zaświadczenie odbycia stażu potwierdzone przez przedstawiciela firmy, w której staż był realizowany; edytowalny wzór tego zaświadczenia znajduje się we formularzach do pobrania [link] oraz
- ankieta ex-post z pytaniami takimi jak w ankiecie ex-ante, ale odpowiedziami udzielonymi po odbyciu stażu; ankieta dostarczana jest z odpowiedziami oraz punktacją całościową oraz na poszczególne pytania oraz podpisywana jest przez opiekuna stażu.
(**) - złożenie sprawozdania końcowego nie zwalnia od obowiązku złożenia sprawozdania miesięcznego za ostatni miesiąc; w sprawozdaniu można ująć informacje dot.: stopnia zrealizowania zakładanych celów, ewentualne trudności w realizacji celów itp.
Podczas przekazywania dokumentów końcowych student wypełnia także ankietę ewaluacyjną.
7. Czy mogę wydrukować dokument, który ma kolorowe loga: UE, flagi Polski i oraz FE na drukarce czarno-białej?
Elementy graficzne identyfikujące źródło finansowania Projektu powinny być kolorowe. Wymagania są dostępne na stronie Funduszy Europejskich